سامانه مدیریت خدمات یاور

مدیریت خدمات و سرویس مبتنی بر موقعیت چیست؟

امروزه یکی از دغدغه‌های مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها، کنترل و مدیریت ناوگان حمل‌ونقل است. کنترلی که فقط با ایجاد بستری مناسب برای ارتباط با سایر واحدها فراهم می‌شود. سیستم مدیریت خدمات که به اختصار به آن FSM گفته می‌شود مخفف field service management system است. وظیفه اصلی این سیستم، بهبود و سازمان‌دهی عملیات‌هایی‌ست که بیرون یک سازمان یا شرکت اتفاق می‌افتد. این عملیات ممکن است در قالب ماموریت یا توزیع و اعزام افراد به همراه خودرو و تجهیزات باشد که از جمله این عملیات‌ها می‌توان به مواردی نظیر؛ جابجایی نیروها توسط خودرو، تعمیرات و نگهداری تجهیزات آب، برق، گاز، امداد و کمک‌رسانی اشاره کرد. جزئیات بیشتر شرکت‌هایی که از این سیستم می‌توانند استفاده کنند، در زیر ارائه شده است.

مزایای سامانه مدیریت خدمات یاور

در سیستم یاور حداقل چندین کاربر مختلف وجود دارد: درخواست‌دهنده، مجری، اپراتور و مدیر سیستم. سامانه یاور به گونه‌ای از لحاظ ظاهری طراحی شده است که همه این استفاده‌کنندگان، به راحتی با آن ارتباط برقرار کنند. اپلیکیشن مختص مجری، تعامل با درخواست‌ها را ساده کرده است و باز برای سادگی بیشتر کار و جلوگیری از پراکندگی برنامه‌ها یک اپلیکیشن جامع برای کلیه کاربران طراحی شده است. کاربر پس از ورود به سیستم با توجه به نقش خود، بستر متناسب را مشاهده می‌کند؛ در صورتی که کاربر مجری باشد، داشبورد ویژه خود و در صورتی که اپراتور باشد، اپلیکیشن متناظر با نقش جدید، خود را تطبیق خواهد داد. شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند مجوز دسترسی به سامانه و اپلیکیشن را علاوه بر کاربران سازمانی خود، به درخواست‌کننده (مشتریان) خود نیز بدهند. در نهایت شما برای درخواست‌هایتان یک سیستم جامع و یکپارچه را در مقابل چشم‌های خود، حاضر می‌بینید.

• افزایش بهره‌وری و کارآمدی ناوگان
• حذف سیستم‌های وقت‌گیر قدیمی و کاغذی
• نظارت آنلاین و دقیق بر ناوگان و مشاهده عملکرد آن‌ها
• کاهش زمان خدمات و بروکراسی‌های اداری و بهبود کیفیت عملیات
• بایگانی و جستجوی راحت و آسان از اطلاعات ماموریت‌ها و درخواست کارکنان
• ایجاد کانال ارتباطی جدید و قوی‌تر با مشترکین با قابلیت ثبت تاریخچه فعالیت‌ها
• تسریع در تخصیص درخواست‌ها به نیروهای راننده و اعزام آن‌ها به محل مورد نظر
• مستندسازی و تسهیل در آمارگیری از کلیه گزارشات واصل شده از رانندگان و کارکنان
• کاهش هزینه‌های سوخت، تعمیرات، نگهداری و پرسنل با استفاده کمتر از ماشین‌آلات
• کنترل نیروهای اعزامی و صحت‌سنجی سرعت عمل و کیفیت عملیات نیروها بصورت آنلاین

گره خوردن نگاه یاور در چشم‌های اورنگ!

مولفه اصلی سامانه یاور، مکان‌محور بودن آن است؛ در نتیجه سامانه مدیریت خدمات یاور، این امکان را فراهم می‌کند که به سامانه ردیابی اورنگ یا سامانه مدیریت ناوگان حمل و نقل اورنگ متصل شود. با اتصال دو سامانه به یکدیگر، امکانات قدرتمند زیر متولد می‌شوند:

• ارسال بهترین مسیر قابل پیمایش به مجری
• قابلیت اتصال نزدیک‌ترین راننده یا مجری به درخواست
• مشاهده لحظه‌ای مجری به روی نقشه در حین انجام فعالیت
• تایید موقعیت‌های اجباری که مجری باید به آن محل‌ها اعزام شود
• محاسبه خودکار کیلومتر انجام شده هر درخواست و ثبت اطلاعات مرتبط
• محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس کیلومتر و مدت زمان کارکرد هر درخواست
• امکان اتصال مجری به اورنگ تگ جهت ارسال لحظه‌به‌لحظه موقعیت تلفن همراه مجری
• بررسی انجام مسیر بهینه توسط مجری و جلوگیری از اتلاف انرژی در مسیرهای غیرضروری
• اتصال خودروی مجری به دستگاه ردیاب برای ارسال موقعیت لحظه‌ای و دریافت سایر امکانات سامانه

درخواست دمو

نظارت لحظه‌ای بر روی مجری و درخواست

با استفاده از سامانه مدیریت خدمات یاور، سه نقش اپراتور، مدیر سیستم و درخواست‌کننده، در لحظه از وضعیت‌ مجری مطلع می‌شوند. آنها زمان شروع تخصیص، شروع به کار، در حال انجام کار و پایان خدمت را می‌توانند مشاهده کنند. این موضوع باعث می‌شود که کلیه افراد به محض تغییر در وضعیت آنها بصورت آنلاین باخبر شوند. و فرآیند کاری بین افراد سریع شود و دیگر نیازی به تلفن کردن به مجری یا اپراتور و درخواست‌کننده نباشد! مدیر سیستم زیر تنها با یک کلیک و نگاه به سیستم از تعداد مجریان در دسترس، در حال ماموریت، آنکال و در مرخصی با خبر خواهد شد. همچنین در نقشه حرارتی که برای درخواست‌ها تهیه شده است، فراوانی ماموریت‌ها مبتنی بر موقعیت مشاهده می‌شود. این قابلیت کمک شگرفی می‌کند به شناسایی فضاهای خالی قابل ارائه یا بیشترین مکان‌هایی که مجریان به آنجا می‌روند.

کوک کردن یاور به وقت اعلان‌ها!

در سامانه مدیریت خدمات و سرویس یاور، در صورت تغییر در وضعیت درخواست توسط اپراتور، مجری و درخواست‌کننده خدمت به‌سرعت آگاه می‌شوند. بدین ترتیب درخواست‌کننده، به‌راحتی آخرین وضعیت و موقعیت درخواست را به صورت سیستمی و بدون نیاز به هر گونه اطلاع‌رسانی دیگر مشاهده خواهد کرد. این اعلان‌ها به صورت پیامک و همچنین نوتیفیکیشن درون برنامه‌ای است. بجز اعلان تغییر وضعیت، اعلان پیام‌های اپراتور نیز در سامانه یاور میسر است. به معنای دیگر، امکان چت درون سازمانی در سامانه یاور از اپراتور به درخواست‌دهنده و بالعکس و از اپراتور به مجری و بالعکس صورت می گیرد و کلیه تغییرات در سامانه ثبت و ضبط خواهد شد.

بهبود رضایت مشتریان

در سامانه مدیریت خدمات و سرویس یاور امکان دریافت بازخورد و نظرسنجی از طریق پیامک یا اپلیکیشن کاربری شدنی‌ست. زمانی که سرویس و درخواست پایان می‌یابد، این نظرسنجی برای درخواست‌کننده ارسال می‌شود. در این حالت، نظر و امتیاز مربوط به هر درخواست به صورت خودکار جمع‌آوری می‌گردد. مدیران سیستم با این ویژگی می‌توانند میزان رضایت کارمندان یا مشتریان خود را از مجری‌ها افزایش دهند. همچنین آنها می‌توانند با استفاده از قابلیت گزارش‌گیری و داشبورد نظرسنجی، عملکرد سازمان خود یا میانگین امتیاز هر مجری را بررسی کنند و برای ارتقا نظام کیفیت سازمان خود، برنامه‌ریزی کنند.

تقویم کاری

بعد از ثبت درخواست و الصاق آنها به مجری، در سامانه یاور هر مجری یک تقویم انجام کار خواهد داشت که زمان‌بندی آنها توسط اپراتور قابل مشاهده است. با استفاده از این تقویم‌های کاری، وضعیت درخواست‌های انجام شده در سیستم را به صورت گرافیکی می‌توان رصد نمود. میزان تراکم روزانه کارها و یا مقدار انجام شده توسط هر مجری را سنجید و درخواست‌های معلق را به مجری با کمترین ماموریت انجام شده، اختصاص داد.

چارت سازمانی خود را در فرایند کاری وارد کنید!

در هر سازمان ممکن است روال و فرآیند کاری هر درخواست یا سرویس متفاوت باشد. ولی این نگرانی در سامانه مدیریت خدمات یاور حل شده است. انواع سلسله مراتب سازمانی خود را به صورت درختواره می توانید در این سامانه طراحی کنید و گردش عملیات سازمانی‌ را بر چارت سازمانی خود منطبق کنید. بطور مثال؛ زمانی که درخواست‌دهنده فرم درخواست خود را پر نمود، قبل از تایید توسط اپراتور و ارسال آن به مجری باید حتما به تایید یک یا چند مدیر میانی برسد. این روال کاری به راحتی پس از تعریف نقش‌های مختلف سازمانی و رابطه آنها با یکدیگر قابل اجرا است.

تعریف انواع خدمات و سرویس

هر شرکت و یا سازمان بر اساس نیازهای خود می‌تواند به تعداد دلخواه سرویس سازمانی تعریف کند. از جمله این خدمات یا سرویس‌ها می‌توان به سرویس ایاب‌وذهاب درون‌شهری یا برون‌شهری، سرویس درخواست خودرو، سرویس گزارش اتفاقات، سرویس درخواست مرخصی و… اشاره کرد. درون هر سرویس فرم مربوط به آن طراحی می‌شود. بر این اساس فرم‌های انجام درخواست، برای مجری و درخواست‌دهنده در هر سرویس می‌تواند متفاوت باشد. در زیر به برخی از قابلیت‌های این قسمت اشاره شده است:

• گزارش‌های منحصربه‌فرد هر سرویس
• مجوز شروع و یا پایان درخواست در محدوده‌های تعریف شده
• امکان گردش کار منحصربه‌فرد هر سرویس در سازمان
• قابلیت متفاوت بودن مجریان و درخواست‌دهندگان هر سرویس
• تفاوت دسترسی اپراتور به هر سرویس و اپراتور منحصربه‌فرد برای هر سرویس