مقدمه
سازمان‌ها و شرکت‌ها به موازات که خود را گسترش می‌دهند، نیاز به سازوکارهایی دارند که گردش‌های کاری خود را سرعت ببخشند. یکی از این گردش‌های کاری شلوغ و پردردسر، درخواست خودرو سازمانی است. در واقع پرسنل آن سازمان که برای ماموریت‌های مختلف توسط واحد نقلیه به مکان‌های مختلف عازم می‌شوند. هر سازمان تعداد مشخصی خودرو در اختیار دارد که با توجه به کارهایی که برای انجام وجود دارند، باید بهترین پاسخ‌ها را به درخواست‌کنندگان خود دهد تا رضایت همه پرسنل جذب شود. این افزایش رضایت نه تنها برای درخواست دهندگان خودرو اهمیت دارد بلکه برای رانندگان واحد پر تردد نقلیه نیز مهم است. بنابراین؛ نظارت صحیح بر ماموریت رانندگان از دغدغه های مهم واحد نقلیه یا حمل و نقل سازمان ها و شرکت های خصوصی و دولتی است. از طرف دیگر، کنترل تردد ماموران، یکی دیگر از دغذغه های مهم از طرف واحد ذی‌ربط می‌باشد.
سامانه درخواست خودرو سازمانی یاور چیست؟
سامانه درخواست خودرو سازمانی یاور، درواقع سیستم اتوماسیون حمل و نقل است. این سامانه گردش کاری بین کارکنان در واحدهای مختلف و واحد نقلیه که متصدی اصلی جابجایی افراد درون شهری یا برون شهری است را تسهیل می کند. این سیستم بصورت تخصصی و سفارش سازی شده از سامانه مدیریت خدمات یاور است. در طراحی فرم‌ها و جریان کاری این سامانه با مدیران مختلف حمل و نقل مشورت گرفته شده است. و در حال حاضر مشتریان بسیاری از این سامانه استفاده می‌کنند که مشاهده داستان موفقیت آنها، الهام‌بخش است.
سامانه درخواست خودرو سازمانی یاور مناسب چه شرکت یا سازمان‌هایی است؟
فرقی نمی‌کند که یک سازمان از دو راننده برای ارائه خدمت به کارکنان خود استفاده می‌کند یا هزار راننده! سامانه یاور در هر حال برای آن سازمان مناسب است. گرچه هر چه تعداد رانندگان بیشتر باشد، مدیریت آنها نیز پیچیده‌تر خواهد بود. سامانه درخواست خودرو یاور به دو مدل توسط شرکت اورنگ ارائه خواهد شد.
- از طریق نصب نرم افزار یاور بروی سرورهای مجموعه کارفرما
- یا دریافت خدمات از طریق سامانه از طریق فضای ابری و نرم افزار نصب شده بروی سرور اورنگ
تفاوت سامانه درخواست خودرو سازمانی با سیستم اتوماسیون ERP چیست؟
اصلی ترین تفاوت سامانه درخواست خودرو سازمانی یاور با سیستم های اتوماسیون ERP را می توان به لوکیشین بیس بودن این سامانه اشاره کرد. سامانه یاور کاملا مبتنی بر موقعیت است. یعنی موقعیت جغرافیایی افراد اعم از کارکنان درخواست دهنده و رانندگان در سامانه ثبت می شود. این موقعیت ها بعدا در سامانه بسیار راه گشا است و گزارشات متعددی را می توان با اتوماسیون اداری حمل و نقل ترکیب نمود که جلوتر اشاره خواهد شد.
سامانه یاور چگونه کار می‌کند؟
سیستم درخواست خودرو یاور از چهار مولفه اصلی زیر تشکیل می‌شود:
- درخواست‌کننده خودرو – کارمندان اداری از واحدهای مختلف سازمان
- اپراتور نقلیه – یا دیسپاچینگ خودرو
- راننده – یا مجری
- مدیر سیستم
درخواست‌کننده خودرو می‌تواند پرسنل شرکت و سازمان شما باشد که برای ماموریت‌های مختلف درون‌شهری یا برون‌شهری خودرو درخواست می‌دهد. اپراتور کسی است که پشت سیستم نشسته است و متناسب با موجودی خودروها و اولویت‌هایی که سازمان یا شرکت دارد، درخواست‌ها را به راننده‌های مختلف ارجاع می‌دهد. البته ممکن هم است که اپراتور تشخیص دهد که فلان درخواست ضروری نیست و آن را رد کند. راننده هم کسی است که درخواست را انجام می‌دهد. این امکان وجود دارد راننده هم درخواست را قبول یا رد کند. در واقع خیلی از ریزه‌کاری‌ها بستگی به روند گردش‌های کاری سازمان یا شرکت شما دارد. در نهایت با سرعت بیشتر و دقت بالاتر، اطلاعات و فرم‌های مربوط را به نزدیکترین خودرو و یا فرد ارسال و ایشان را به مقصد مورد نظر اعزام کنید. همچنین مدیر سیستم کسی است که بر درخواست‌ها، ماموریت‌های اداری و سامانه یاور نظارت دارد و نقش رهبری را ایفا می‌کند.
سامانه درخواست خودرو یاور چه ویژگی‌هایی دارد؟
- کاهش هزینه‌های سفرهای اداری
- ایجاد کانال ارتباطی جدید و قوی‌تر با کارمندان سازمان همراه با ثبت تاریخچه کلیه فعالیت‌ها
- نظارت آنلاین و دقیق بر ناوگان و مشاهده عملکرد رانندگان و کنترل دقیق بر حضور و غیاب آنها
- بایگانی و جستجوی راحت از اطلاعات ماموریت‌ها و درخواست کارکنان
- مستندسازی و تسهیل در آمارگیری از همه گزارشهای به دست آمده از رانندگان و کارکنان
- سرعت بخشیدن در اختصاص درخواست کارکنان به نیروهای راننده و اعزام آنها به محل مورد نظر
- کنترل بیشتر رانندگان و صحت‌سنجی سرعت عمل و کیفیت عملیات به صورت آنلاین
- کاهش زمان انتظار و سرویس سفر و بروکراسی‌های اداری
- حذف سیستم‌های وقت‌گیر قدیمی با ضررهای بسیار و چابک سازی فرآیند اجرای سفرهای اداری
- افزایش بهره‌وری و کارآمدی ناوگان
- جلوگیری از تضییع حقوق رانندگان از طریق توزیع عادلانه سفر مابین بخش های مختلف سازمان و در نتیجه افزایش رضایت آنها
- کاهش هزینه‌های مربوط به مصرف سوخت، تعمیرات و نگهداری (به دلیل استفاده بهتر از کمترین وسایل نقلیه)
- ثبت آنلاین درخواست ارسال شده کارکنان در سامانه اورنگ یا ثبت اطلاعات توسط اپراتور در صورت برقراری تلفن و ضبط مکالمات آنها از طریف سامانه VOIP
- امکان ارجاع، تخصیص راننده به درخواست ثبت شده در سامانه یا رد درخواست توسط اپراتور در کمترین زمان ممکن
- مشاهده آنلاین فرم درخواست توسط راننده و امکان پذیرش یا عدم پذیرش راننده و بایگانی اطلاعات
- مشاهده آنلاین زمان رسیدن به محل مورد نظر و اعلام اتوماتیک به اپراتور مشترک
- گزارش اتمام عملیات و پر کردن آنلاین فرم‌های مربوطه و بایگانی خودکار اطلاعات
- ثبت و بایگانی تمامی درخواست‌ها و ماموریت‌ها در سامانه و امکان گزارش‌گیری کارکرد روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالیانه
- ایجاد فهرست بهای دقیق در خصوص آنالیز هزینه‌های سفر
سامانه درخواست خودرو یاور چه امکاناتی دارد؟
- امکان ثبت درخواست از طریق اپلیکیشن همراه اندروید یا IOS یا امکان برقراری تماس به اپراتور
- ایجاد فرم ماموریت در کنار فرم های دیگر نظیر بازرسی، درخواست خودرو و …(به صورت یکپارچه از طریق پنل فرم ساز
- قابلیت اضافه کردن کارکنان (کاربر) به صورت نامحدود و ثبت درخواست افام به ماموریت،توسط اپلیکیشن
- امکان تخصیص سطح دسترسی به کاربران به عنوان مجری (راننده)، اپراتور، کاربر یا هر سه
- امکان چت درون برنامه توسط اپراتور با درخواست‌دهنده و رانندگان همانند واتساپ یا تلگرام (با این تفاوت که بصورت امن و ماندگاری اطلاعات در سیستم قابل دسترس است)
- امکان ارجاع درخواست خودرو به نزدیکترین خودرو اعزام آنکال و در دسترس یا بر اساس راننده ای که کمترین ماموریت را داشته است یا بصورت رندوم
- امکان پذیرش و عدم پذیرش فرم‌های ارجاع شده به راننده از طریق اپلیکیشن همراه
- نظارت و مدیریت آنلاین ناوگان و تفکیک آنها بر اساس نیروهای آماده به خدمت (در دسترس)، در حال ماموریت، آنکال و تعطیل (بر اساس شیفت کاری تعریف شده)
- امکان گزارش آنلاین فرم دوم به اپراتور توسط مجری (راننده) نظیر گزارش انجام ماموریت
- گزارشات جامع مدیریتی از میزان زمان ماموریت، زمان طول کشیده شده از پذیرش درخواست تا رسیدن به محل مورد نظر و تعداد درخواست خودروهای ارائه شده توسط هر واحد یا کاربر و ماموریت‌های انجام شده توسط هر مجری و راننده به صورت گراف و دیتا
- تعریف گردش کاری و مجوز ارائه درخواست خودرو توسط مدیر واحد
- قابلیت ارسال و دریافت چند موقعیت جغرافیایی به مجری (راننده) و مشاهده آنها در نقشه و کلید بهترین مسیر رسیدن به آن برای سهولت مجری (راننده)
- قابلیت الصاق و ارسال ضمیمه از جمله عکس، سند و… به اپراتور
- امکان تایید اتمام ماموریت توسط کاربر از طریق امضای دیجیتال و نظرسنجی الکترونیکی
در پایان ماموریت، درخواست‌دهنده می‌تواند به راننده امتیاز دهد. در نهایت مدیران می‌توانند با گزارش کلی از این امتیازها، بینش‌هایی کلی از عملکرد ناوگان و رانندگان خود کسب کنند. و حتی در صورت نیاز تصمیماتی مانند آموزش رانندگان خود را بگیرند.
ارتباط سامانه درخواست خودرو سازمانی یاور با سایر سامانه‌های حمل و نقل
سامانه یاور قابلیت اتصال به سایر سامانه‌های اداری و حمل و نقل را نظیر سامانه مدیریت ناوگان حمل و نقل اورنگ دارد. این موضوع سبب می‌شود که مدیران نظارتی جامع‌تر و یکپارچه‌تر را بر ناوگان حمل و نقل و رانندگان خود داشته باشند. بدیهی است استفاده از سامانه‌های متعدد که هیچگونه برهم‌کُنشی با هم ندارند، نیازهای کاربران را به سختی مرتفع می‌کنند. بنابراین، مدیران لزوماً به بستری مناسب جهت ارتباط با سایر واحدها برای انجام هر چه بهتر و سریعتر ماموریت‌ها، عملیات‌ها و توزیع افراد نیاز دارند. نبود چنین ابزاری که باعث این بستر مناسب شود، فرآیندها را سخت و پیچیده می‌کند. این درهم‌تنیدگی، زمان و انرژی مدیران و مدیران میانی را می‌گیرد.
در زیر به برخی از امکاناتی که اتصال سامانه‌های یاور و اورنگ را به وجود می‌آورند، اشاره می‌کنیم:
- دریافت کیلومتر، زمان در حرکت در هر ماموریت و درخواست بصورت آنلاین از سامانه مدیریت ناوگان حمل و نقل و سخت‌افزارهای ردیاب خودرو
- امکان مشاهده نزدیکترین خودرو به هر درخواست
- امکان دریافت موقعیت راننده و ردیابی آنلاین ایشان توسط کارمندان فقط در آن ماموریت و درخواست
- امکان محاسبه گزارشات کارکرد رانندگان بصورت ریالی در هر درخواست و ماموریت در سامانه هوشیار
- امکان ثبت اعلام پایان سفر یا ماموریت در محدوده جغرافیایی مشخص – مثلا دفتر مرکزی سازمان
- گزارشهای تحلیلی عملکرد رانندگان
در این خصوص گزارشات آنلاین نیروی اعزام شده را سریعا دریافت و بایگانی و بتوان گزارشات تحلیلی عملکرد کارکنان را در بازه های ماهیانه و سالیانه استخراج و بررسی نمایند جز یکی از زمان‌برترین امور مربوط به مدیران ارشد و میانی سازمان‌ها و شرکت‌هاست. از این رو، مشخص می شود هر کارمند در طول ماه چند بار و هر بار به چه میزان زمانی و مسافتی از واحد حمل و نقل خودرو دریافت نموده است.
- کنترل رفتار رانندگان
شما می‌توانید با تعریف هشدارهای مختلف مثل هشدار سرعت غیرمجاز، رفتارهای رانندگان را کنترل کنید تا مانع از مشکلات و تصادفات آینده شوید. این کنترل رفتار رانندگان در سرویس و ماموریت‌های بعدی نیز می‌تواند اثرگذار باشد.
ما چه کمکی می‌توانیم بکنیم؟
شرکت دانش‌بنیان اورنگ پژوهان پارسه، ۱۵ سال است که در زمینه در زمینه سیستم‌های ردیابی تخصصی فعالیت می‌کند. ما به پشتوانه کادری مجرب و تحصیل‌کرده توانسته‌ایم در زمینه طراحی سامانه درخواست خودرو پیشرو باشیم و سهم درخورتوجهی در تسهیل امور حمل‌ونقل و گزارشهای مربوطه داشته باشیم.
همچنین شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان فروش ما تماس بگیرید و یا بصورت رایگان نسخه دمو را درخواست کنید و از نزدیک سامانه یاور را ببینید و به ارزیابی و کارایی آن برای سازمان یا شرکت خود بپردازید.
